Bürgerinnen und Bürger, die ein ukrainisches Schulkind aufgenommen haben, können sich hinsichtlich der Beschulung dieser Kinder an die nächstgelegene Schule wenden. Alle Schulen im Landkreis Landsberg nehmen zunächst die Daten entgegen und leiten diese an eine Steuerungsgruppe weiter, die unter der Leitung des Schulamtes Landsberg alle weiteren Schritte plant und dabei auch die gemeldeten Schüler den Schulen im Landkreis zuteilt. Das ASG ist in dieser Steuerungsgruppe vertreten und wird bei Bedarf an der Schule eine Pädagogische Willkommensgruppe einrichten. Durch dieses Verfahren wird gewährleistet, dass die ukrainischen Schulkinder gleichmäßig auf die Schulen verteilt werden.

Eine Pädagogische Willkommensgruppe hat zum Ziel, durch feste Strukturen und Ansprechpartner ein Stück Geborgenheit und Sicherheit zu vermitteln. Zudem sollen die geflohenen Kinder und Jugendlichen die Möglichkeit haben, das Ankunftsland Bayern und den schulischen Alltag hier kennenzulernen.